E-Rechnung 2027/2028: Der Countdown für den Mittelstand
Die Übergangsfristen der E-Rechnungspflicht laufen ab. Welche Stichtage nach § 14 UStG gelten und was Sie dieses Jahr erledigen sollten.
Die Übergangsphase endet schneller als gedacht
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnung als gesetzlicher Standard für inländische B2B-Umsätze — empfangen können muss sie seitdem jedes Unternehmen. Für den Versand gewährt § 14 UStG in Verbindung mit den Übergangsregelungen des § 27 UStG noch Aufschub: Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier- und einfache PDF-Rechnungen gestellt werden. Danach wird es ernst.
Die Stichtage im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmen — ein E-Mail-Postfach genügt formal
- Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist — sonstige Rechnungen (Papier, einfache PDF) sind mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig
- Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
- Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen; auch EDI-Verfahren müssen dann EN-16931-kompatibel sein
Eine detaillierte Aufschlüsselung der Fristen mit Praxisbeispielen finden Sie in unserem Leitfaden E-Rechnungspflicht: Alle Fristen bis 2028.
Wer unter die 800.000-€-Schwelle fällt — und wer nicht
Maßgeblich für den Stichtag 2027 ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, also 2026. Wer 2026 mehr als 800.000 € umsetzt, muss ab dem 1. Januar 2027 strukturierte E-Rechnungen versenden. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben von der Versandpflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen und verarbeiten können — Details dazu im Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Was Sie dieses Jahr konkret erledigen sollten
- Empfangsprozess prüfen: Können eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien gelesen, archiviert und verbucht werden?
- Ausgangsformat festlegen: ZUGFeRD für B2B-Kunden, XRechnung für Behörden — beide erfüllen EN 16931
- Buchhaltungssoftware testen: Viele Systeme erzeugen bereits valide E-Rechnungen, oft muss die Funktion nur aktiviert werden
- Übergangslösung einplanen: Für bestehende PDF-Workflows wandeln Konverter wie taxlayer.de Rechnungen ohne Systemwechsel in normkonforme E-Rechnungen um
- Archivierung klären: E-Rechnungen sind im strukturierten Originalformat GoBD-konform aufzubewahren, ein Ausdruck genügt nicht
Warum Warten teuer wird
Wer erst zum Stichtag umstellt, riskiert Rückweisungen durch Kunden, Zahlungsverzögerungen und im Ernstfall den Verlust des Vorsteuerabzugs beim Empfänger — denn eine Rechnung ohne strukturierten Datensatz gilt ab den Stichtagen nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Die Umstellung in ruhigen Monaten ist deutlich günstiger als unter Zeitdruck im vierten Quartal.
Häufige Fragen
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht nach § 14 UStG betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Für Rechnungen an Verbraucher (B2C) dürfen Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen.
Was passiert, wenn ich 2027 noch einfache PDF-Rechnungen versende?
Überschreitet Ihr Vorjahresumsatz 800.000 €, gilt eine einfache PDF ab 2027 nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung. Ihr Kunde kann die Rechnung zurückweisen, sein Vorsteuerabzug ist gefährdet, und Sie müssen eine korrigierte E-Rechnung nachliefern — mit entsprechenden Zahlungsverzögerungen.
Reicht es, wenn meine Software ZUGFeRD im Profil BASIC erzeugt?
Für die gesetzliche E-Rechnung muss der strukturierte Datensatz der Norm EN 16931 entsprechen. ZUGFeRD ab Version 2.x im Profil EN 16931 (COMFORT) erfüllt diese Anforderung; das Profil BASIC deckt nur einfache Rechnungen ab und stößt bei komplexeren Sachverhalten an Grenzen. Prüfen Sie, welches Profil Ihre Software erzeugt.
Muss ich für die E-Rechnung an einer staatlichen Plattform teilnehmen?
Nein. Anders als in Italien oder Frankreich gibt es in Deutschland derzeit kein zentrales Meldesystem — E-Rechnungen werden direkt zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht, typischerweise per E-Mail. Ein elektronisches Meldesystem für Umsatzdaten ist auf EU-Ebene mit der ViDA-Initiative geplant, aber noch nicht in Kraft.
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