E-Rechnungspflicht: ZUGFeRD oder XRechnung?
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Vorgaben — aber für unterschiedliche Empfänger. Ein Vergleich.
Die E-Rechnungspflicht ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Der verpflichtende Versand wird stufenweise eingeführt: Ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz (Vorjahr), ab 2028 für alle übrigen — gemäß § 14 UStG.
Zwei Formate, ein Ziel
In Deutschland haben sich zwei strukturierte Formate etabliert: XRechnung als reines XML-Format und ZUGFeRD als Hybrid aus menschenlesbarem PDF und eingebettetem XML. Beide Formate erfüllen die gesetzliche Anforderung an eine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931.
XRechnung: Das Format der öffentlichen Hand
XRechnung wurde für das öffentliche Auftragswesen entwickelt und ist seit 2020 für B2G-Rechnungen (Business-to-Government) an Bundesbehörden Pflicht. Das Format besteht ausschließlich aus maschinenlesbarem XML — eine visuelle Darstellung bietet es nicht. Empfänger benötigen eine spezielle Software zur Anzeige.
ZUGFeRD: Der B2B-Standard
ZUGFeRD kombiniert das gewohnte PDF-Rechnungslayout mit einem eingebetteten XML-Datensatz nach EN 16931. Der Empfänger sieht die vertraute Rechnung, während sein Buchhaltungssystem die XML-Daten automatisch verarbeitet. Das macht ZUGFeRD besonders im B2B-Bereich beliebt.
- ZUGFeRD 2.3 Profil COMFORT gilt als Mindestniveau für gesetzeskonforme E-Rechnungen
- XRechnung 3.0 ist der Standard für Bundesbehörden und viele Landesbehörden
- Beide basieren auf der EU-Norm EN 16931 und sind gegenseitig kompatibel
- Einfache PDF-Rechnungen per E-Mail erfüllen die gesetzliche Anforderung ab den Stichtagen nicht mehr
Was Sie jetzt konkret tun müssen
Prüfen Sie, ob Ihr Buchhaltungssystem E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erzeugen und einlesen kann. Viele Softwareprodukte unterstützen das bereits nativ. Für bestehende PDF-Workflows ermöglichen Konverter-Dienste wie taxlayer.de die Umwandlung in normkonforme E-Rechnungen ohne Systemwechsel.
Häufige Fragen
Müssen alle Unternehmen sofort E-Rechnungen versenden?
Nein, die Versandpflicht wird stufenweise eingeführt. E-Rechnungen empfangen müssen Unternehmen bereits seit 1. Januar 2025. Für den verpflichtenden Versand gilt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz (Vorjahr), ab 2028 für alle übrigen B2B-Rechnungen im Inland.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
Kleinunternehmer sind von der Versandpflicht weitgehend ausgenommen, müssen aber E-Rechnungen empfangen können. Für B2G-Rechnungen (an Behörden) gelten teils abweichende Regelungen. Eine freiwillige Umstellung auf E-Rechnungen kann dennoch sinnvoll sein.
Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail senden?
Eine einfache PDF-Datei per E-Mail gilt ab den gesetzlichen Stichtagen nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG, sofern sie keinen eingebetteten XML-Datensatz enthält. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit integriertem XML — und damit vollständig regelkonform.
Muss mein Geschäftspartner das ZUGFeRD-Format akzeptieren?
Ja. Die gesetzliche Empfangspflicht bedeutet, dass Ihr Geschäftspartner E-Rechnungen nach EN 16931 (also ZUGFeRD COMFORT und höher sowie XRechnung) entgegennehmen muss. Er kann keine einfache PDF-Rechnung einfordern. Klären Sie mit Kunden, welches Format deren System bevorzugt.