E-Rechnungspflicht: Alle Fristen 2025–2028 im Überblick — wer wann umstellen muss

Die E-Rechnungspflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in Stufen — und genau diese Staffelung des § 14 UStG sorgt für Verwirrung. Fest steht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Verkehr empfangen können, ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Größe. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt dafür formal, die Rechnung muss aber als strukturierter Datensatz verarbeitet und aufbewahrt werden.

Für den Versand gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier- und einfache PDF-Rechnungen gestellt werden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen; ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann für alle Unternehmen — auch für die kleinsten.

Wer seine Frist kennt, sollte die verbleibende Zeit für eine geordnete Umstellung nutzen, statt auf den Stichtag zu warten: Kunden fordern konforme Formate oft früher, und die steuerlichen Folgen nicht konformer Rechnungen treffen beide Seiten. Der Aufwand ist überschaubar — Konverter wie taxlayer können bestehende PDF-Rechnungen automatisch in ZUGFeRD umwandeln, ohne dass die Buchhaltungssoftware gewechselt werden muss.

Ihre Checkliste

  1. 1Empfangspflicht seit 1. Januar 2025 erfüllen: Sicherstellen, dass Ihr Unternehmen E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) annehmen, verarbeiten und aufbewahren kann — das gilt bereits für alle.
  2. 2Vorjahresumsatz ermitteln: Prüfen, ob Ihr Gesamtumsatz über 800.000 € liegt — dann greift Ihre Versandpflicht bereits ab dem 1. Januar 2027.
  3. 3Stichtag 2028 einplanen: Liegt der Umsatz darunter, gilt die Versandpflicht ab dem 1. Januar 2028 — die Übergangszeit für Papier und einfache PDFs endet dann für alle.
  4. 4Übergangsregeln korrekt nutzen: Bis Ende 2026 Papier- oder PDF-Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers versenden — E-Rechnungen dürfen Sie dagegen jederzeit ohne Zustimmung stellen.
  5. 5Ausnahmen abgrenzen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen an Endverbraucher bleiben von der Pflicht ausgenommen.
  6. 6Kundenanforderungen vorziehen: Klären, ab wann Ihre größten Kunden E-Rechnungen verlangen — viele Konzerne stellen ihre Eingangsprozesse vor den gesetzlichen Stichtagen um.
  7. 7Umstellung rückwärts terminieren: Von Ihrem Stichtag aus Formatwahl, Systemtest und Stammdatenpflege einplanen — die 8-Schritte-Checkliste zur E-Rechnung liefert die Reihenfolge.
  8. 8Archivierung ab sofort anpassen: Empfangene E-Rechnungen bereits heute im strukturierten Originalformat GoBD-konform aufbewahren, nicht nur als Ausdruck oder Bildkopie.

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Häufige Fragen

Welche Fristen gelten bei der E-Rechnungspflicht konkret?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen; ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen. Grundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes.

Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer und Freiberufler?

Ja. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer im B2B-Verkehr — unabhängig von Umsatz, Rechtsform oder Kleinunternehmerstatus nach § 19 UStG. Es genügt zunächst ein E-Mail-Postfach; die Rechnung muss jedoch im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden.

Was zählt zu den 800.000 € Umsatz für die Frist 2027?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Liegt dieser über 800.000 €, müssen inländische B2B-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung ausgestellt werden. Unternehmen nahe der Schwelle sollten die Umstellung nicht vom Jahresergebnis abhängig machen, sondern rechtzeitig vorbereiten.

Darf ich bis 2028 einfach weiter PDF-Rechnungen verschicken?

Nur innerhalb der Übergangsregelungen und mit Zustimmung des Empfängers — und nur, solange Ihre eigene Versandpflicht noch nicht greift. Empfänger dürfen einfache PDFs zudem bereits heute zurückweisen und eine E-Rechnung verlangen. Wirtschaftlich sinnvoller ist die frühzeitige Umstellung, da sie Rückweisungen und spätere Korrekturen vermeidet.

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