E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was nach § 19 UStG wirklich Pflicht ist
Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG hat der Gesetzgeber die E-Rechnungspflicht entschärft — aber nicht aufgehoben. Die wichtigste Erleichterung: Kleinunternehmer sind von der Pflicht befreit, ihre Ausgangsrechnungen als E-Rechnung auszustellen; sie dürfen weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen versenden. Diese Befreiung wurde mit dem Jahressteuergesetz 2024 ausdrücklich in § 34a UStDV bzw. der Neuregelung des § 19 UStG verankert.
Die Empfangsseite sieht anders aus: Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können, wenn sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen beziehen. Wer dem Lieferanten den Empfang verweigert, hat keinen Anspruch auf ein anderes Format — die E-Rechnung gilt dann als zugegangen. Praktisch heißt das: ein E-Mail-Postfach benennen, die XML-Daten lesbar machen und die Datei im Originalformat aufbewahren. Einen Überblick über alle Fristen der E-Rechnungspflicht finden Sie in unserem Fristen-Guide.
Trotz Befreiung stellen viele Kleinunternehmer freiwillig um: Geschäftskunden verarbeiten strukturierte Rechnungen schneller und bezahlen sie oft früher, und wer die Umsatzgrenze überschreitet, muss ohnehin wechseln. Der Aufwand ist minimal — Dienste wie taxlayer können bestehende PDF-Rechnungen automatisch in ZUGFeRD umwandeln, ohne neue Software und ohne Umstellung des gewohnten Ablaufs.
Ihre Checkliste
- 1Kleinunternehmerstatus prüfen: Klären, ob Sie die Grenzen des § 19 UStG einhalten — nur dann greift die Befreiung von der Ausstellungspflicht.
- 2Empfang seit 2025 sicherstellen: Eine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen benennen und E-Rechnungen von Lieferanten annehmen — verweigern können Sie den Empfang nicht.
- 3XML lesbar machen: Ein kostenloses Anzeigeprogramm oder Ihr Buchhaltungstool nutzen, um die Daten einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung prüfen zu können.
- 4Originalformat aufbewahren: Empfangene E-Rechnungen als strukturierte Datei über die gesetzliche Frist archivieren — ein Ausdruck oder Screenshot genügt nicht.
- 5Ausgangsrechnungen freiwillig umstellen: Prüfen, ob Geschäftskunden E-Rechnungen bevorzugen — die freiwillige Ausstellung ist zulässig und beschleunigt oft die Bezahlung.
- 6Wachstum einplanen: Beim Überschreiten der Kleinunternehmergrenzen rechtzeitig auf die reguläre E-Rechnungs-Umstellung vorbereiten, statt unter Zeitdruck zu wechseln.
- 7Pflichtangaben beibehalten: Auch als Kleinunternehmer alle Rechnungspflichtangaben aufführen — inklusive des Hinweises auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.
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Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen, und dürfen weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen verwenden. Die freiwillige Ausstellung einer E-Rechnung ist aber jederzeit zulässig und wird von vielen Geschäftskunden bevorzugt.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer im B2B-Verkehr — auch für Kleinunternehmer. Stellt ein Lieferant eine E-Rechnung aus, müssen Sie diese annehmen; einen Anspruch auf ein anderes Format haben Sie nicht. Ein E-Mail-Postfach und die Aufbewahrung im Originalformat reichen dafür aus.
Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?
Mit dem Wegfall des Kleinunternehmerstatus entfällt auch die Befreiung von der Ausstellungspflicht: Ihre inländischen B2B-Rechnungen müssen dann — nach Maßgabe der gestaffelten Fristen des § 14 UStG — als E-Rechnung ausgestellt werden. Bereiten Sie die Umstellung deshalb vor, sobald sich das Überschreiten der Grenzen abzeichnet.
Ich stelle nur Rechnungen an Privatkunden — betrifft mich das Thema überhaupt?
Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Verbraucher können unverändert als Papier oder PDF gestellt werden. Sobald Sie aber auch nur gelegentlich an Unternehmen leisten oder Eingangsrechnungen von Geschäftspartnern erhalten, gelten Empfangspflicht und gegebenenfalls die Ausstellungsregeln.