Закон о защите информаторов (HinSchG): внутренний канал сообщений за 5 шагов
С 50 сотрудников внутренний канал сообщений обязателен. Что требует HinSchG, какие сроки действуют для обратной связи и как настроить канал практично.
Кого обязывает HinSchG
Немецкий закон о защите информаторов (HinSchG) реализует Директиву ЕС о защите информаторов и обязывает компании с 50 и более сотрудниками создать внутренний пункт приёма сообщений. Для отдельных отраслей, например финансовых услуг, обязанность действует независимо от численности персонала. Тот, кто не ведёт канал сообщений, рискует получить штраф и одновременно теряет шанс разобраться с сигналами внутри компании, прежде чем они попадут во внешний пункт приёма при Федеральном ведомстве юстиции.
Шаг 1: определить ответственных
Назначьте независимое лицо или подразделение, которое будет вести пункт приёма сообщений: внутреннюю комплаенс-функцию, адвоката-омбудсмена или внешнего поставщика услуг. Важно, чтобы это лицо могло работать независимо и не имело конфликтов интересов. Несколько компаний одного концерна могут использовать общий пункт приёма сообщений.
Шаг 2: открыть каналы сообщений
Канал должен позволять подавать сообщения в текстовой форме и устно, а по желанию информатора также на личной встрече. На практике хорошо работает сочетание цифровой системы приёма сообщений и телефонной линии. Анонимные сообщения вы не обязаны обеспечивать в обязательном порядке, но должны обрабатывать их, если они поступают.
Шаг 3: определить сроки и процесс
- Подтверждение получения информатору не позднее чем через 7 дней.
- Обратная связь о принятых последующих мерах не позднее чем через 3 месяца.
- Сохранение конфиденциальности личности информатора и затронутых третьих лиц.
- Документирование сообщения; удаление, как правило, через 3 года после завершения процедуры.
Шаг 4: серьёзно отнестись к запрету репрессалий
HinSchG запрещает любое ущемление информаторов, от увольнения до обойдённого повышения. В случае спора действует перенос бремени доказывания: компания должна показать, что принятая мера не связана с сообщением. Обучите руководителей заранее, до того как возникнет первый случай.
Шаг 5: проинформировать персонал
Пункт приёма сообщений работает только тогда, когда он известен и вызывает доверие. Опубликуйте понятную информацию о канале, ответственных и порядке действий в интранете и в политике конфиденциальности. Тот, кто хочет анонимизировать сигнал перед отправкой, может очистить документы от метаданных и реальных имён с помощью Whistleblower-Sanitizer.
Häufige Fragen
С какого числа сотрудников канал сообщений обязателен?
Внутренний пункт приёма сообщений обязателен с 50 сотрудников. Для отдельных компаний финансового сектора обязанность действует независимо от численности персонала. Ниже порога канал сообщений остаётся добровольным, но создаёт доверие и удерживает сигналы внутри компании.
Какие сроки действуют для пункта приёма сообщений?
Пункт приёма должен подтвердить получение сообщения в течение 7 дней и в течение 3 месяцев дать информатору обратную связь о запланированных или принятых последующих мерах.
Должны ли быть возможны анонимные сообщения?
Обязанности создавать анонимные каналы сообщений по HinSchG нет. Однако поступающие анонимные сигналы следует обрабатывать. Многие компании обеспечивают анонимность добровольно, поскольку она заметно повышает готовность сообщать.
Какие штрафы грозят без пункта приёма сообщений?
Тот, кто вопреки обязанности не создаёт внутренний пункт приёма сообщений, рискует получить штраф до 20 000 евро. Значительно дороже обходятся репрессалии против информаторов: здесь грозят до 50 000 евро, а также требования о возмещении ущерба.
Weiterführende Artikel
7 самых дорогих ошибок комплаенса немецких МСП
От отсутствующей регистрации в LUCID до позднего уведомления об утечке данных: эти семь упущений регулярно обходятся средним компаниям в пяти- — семизначные суммы.
HR & VerbraucherПрозрачность оплаты: как подготовиться к обязанности отчётности
Что конкретно требует директива ЕС и как вовремя распознать необъяснимый разрыв в оплате.
CybersicherheitОб утечке данных сообщено: дорожная карта 72 часов
Что действительно важно в первые часы после утечки данных по GDPR — шаг за шагом.