Entgelttransparenz-Checkliste: In 7 Schritten bereit für die Berichtspflicht
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie bringt gestaffelte Berichtspflichten für Unternehmen ab 100 Beschäftigten — und ein Auskunftsrecht, das für alle Arbeitgeber gilt. Wer erst kurz vor dem ersten Berichtsstichtag beginnt, seine Entgeltdaten zu strukturieren, riskiert unerklärte Lücken über der kritischen 5 %-Schwelle und damit die Pflicht zur gemeinsamen Entgeltbewertung.
Die Vorbereitung ist vor allem ein Datenprojekt: Vergleichbare Tätigkeiten müssen definiert, alle Entgeltbestandteile erfasst und Unterschiede mit objektiven Kriterien begründet werden. Die folgende Checkliste zeigt die sieben Schritte, mit denen Sie Berichtspflicht, Auskunftsrecht und die neuen Regeln für Stellenausschreibungen rechtzeitig abdecken — bevor Beschäftigte oder Behörden aktiv werden.
Ihre Checkliste
- 1Betroffenheit klären: Beschäftigtenzahl ermitteln und einordnen, ab wann Ihre Berichtspflicht greift — das Auskunftsrecht der Beschäftigten gilt unabhängig davon.
- 2Tätigkeitskategorien bilden: Gleiche und gleichwertige Tätigkeiten anhand objektiver Kriterien wie Qualifikation, Verantwortung und Arbeitsbedingungen definieren.
- 3Entgeltdaten vollständig erfassen: Grundgehalt, Boni, Zulagen und geldwerte Vorteile je Beschäftigtem strukturiert zusammenführen — die Richtlinie erfasst alle Entgeltbestandteile.
- 4Lohnlücke berechnen: Geschlechtsbezogene Entgeltlücke je Kategorie als Median und Mittelwert ermitteln und gegen die 5 %-Schwelle prüfen.
- 5Differenzierungsgründe dokumentieren: Für jede Entgeltdifferenz objektive, geschlechtsneutrale Kriterien schriftlich festhalten — Ihre Verteidigung bei der Beweislastumkehr.
- 6Unerklärte Lücken korrigieren: Anpassungsmaßnahmen budgetieren und umsetzen, bevor die Lücke berichtspflichtig oder einklagbar wird.
- 7Auskunftsprozess einrichten: Zuständigkeit und Antwortvorlagen für Auskunftsanfragen von Beschäftigten festlegen, damit Anfragen fristgerecht und konsistent beantwortet werden.
- 8Recruiting anpassen: Entgeltspannen in Stellenausschreibungen angeben und Fragen nach dem bisherigen Gehalt aus dem Bewerbungsprozess streichen.
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Wann sollte ich mit der Vorbereitung auf die Berichtspflicht beginnen?
Sofort — unabhängig vom konkreten Berichtsstichtag Ihrer Größenklasse. Die erste Berechnung deckt fast immer Datenlücken und unerklärte Differenzen auf, deren Korrektur Budget- und Gehaltsrunden über mehrere Zyklen braucht. Zudem gilt das Auskunftsrecht der Beschäftigten bereits ab Umsetzung der Richtlinie.
Wer im Unternehmen sollte das Projekt verantworten?
In der Praxis bewährt sich eine gemeinsame Verantwortung von HR und Controlling: HR definiert die Tätigkeitskategorien und Kriterien, Controlling liefert die Vergütungsdaten. Bei Unternehmen mit Betriebsrat sollte die Arbeitnehmervertretung früh eingebunden werden, da sie bei einer Entgeltbewertung ohnehin mitwirkt.
Wie aufwendig ist die erste Lohnlückenanalyse?
Der Aufwand hängt fast vollständig von der Datenqualität ab. Liegen alle Entgeltbestandteile strukturiert im HR-System vor, ist eine erste Analyse in wenigen Tagen möglich; verteilte Excel-Landschaften können Wochen kosten. Ein Analysetool reduziert vor allem den wiederkehrenden Aufwand der Folgeberichte.
Was mache ich, wenn die Analyse eine Lücke über 5 % zeigt?
Prüfen Sie zunächst, ob objektive, geschlechtsneutrale Kriterien die Differenz erklären, und dokumentieren Sie diese. Bleibt eine unerklärte Lücke über 5 %, planen Sie gezielte Anpassungen — idealerweise vor dem berichtspflichtigen Stichtag, denn danach wird die gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung verpflichtend.