Чек-лист каналу для викривачів: відповідність HinSchG для роботодавців у Німеччині
Німецький закон про захист викривачів (HinSchG) зобов'язує роботодавців, які, як правило, мають щонайменше 50 працівників у Німеччині, обслуговувати внутрішній канал повідомлень, що захищає особу викривачів. Для міжнародних компаній це класичний прихований обов'язок: він прив'язаний до німецького персоналу, а стандартні групові гарячі лінії часто не враховують німецьких особливостей, як-от передбачені законом строки підтвердження та зворотного зв'язку.
Відповідний канал — це більше процес, ніж технологія. Повідомлення мають бути можливими письмово чи усно, оброблятися неупередженими та навченими особами, підтверджуватися протягом семи днів і отримувати змістовну відповідь протягом трьох місяців. Конфіденційність має бути забезпечена наскрізно — зокрема щодо метаданих у поданих документах, які можуть викрити особу анонімного заявника. Чек-лист нижче охоплює налаштування по порядку.
Ihre Checkliste
- 1Підтвердьте поріг: рахуйте працівників для кожної німецької юридичної особи; за 50 і більше застосовується обов'язок внутрішнього каналу за HinSchG (деякі компанії фінансового сектору потрапляють у сферу дії незалежно від чисельності персоналу).
- 2Оберіть модель каналу: внутрішні обробники справ, зовнішній омбудсмен чи провайдер або спільний груповий ресурс — і переконайтеся, що обрана модель відповідає німецьким вимогам.
- 3Забезпечте письмове та усне повідомлення: надайте щонайменше письмовий канал і голосову опцію, з можливістю особистої зустрічі на запит.
- 4Призначте неупереджених обробників справ: визначте навчених осіб без конфлікту інтересів і надайте їм повноваження опрацьовувати повідомлення.
- 5Технічно захистіть конфіденційність: обмежте доступ до повідомлень і видаляйте метадані з поданих файлів, щоб анонімних заявників не можна було ідентифікувати за документами.
- 6Впровадьте передбачені законом строки: підтверджуйте отримання протягом 7 днів і надавайте заявнику змістовний зворотний зв'язок протягом 3 місяців — вбудуйте обидва в робочий процес з нагадуваннями.
- 7Ведіть обробку відповідно до вимог: зберігайте записи щодо кожного повідомлення відповідно до правил зберігання та видалення HinSchG і GDPR.
- 8Повідомте про канал: опублікуйте зрозумілу, доступну інформацію для працівників (німецькою та англійською, де це доречно) про те, як повідомляти та який захист застосовується.
- 9Навчіть керівників щодо заборони переслідування: переконайтеся, що HR і лінійні керівники розуміють перекладений тягар доведення до вжиття будь-якого заходу щодо відомого заявника.
Passendes Tool
Ведіть канал повідомлень відповідно до HinSchG.
HinSchG Sanitizer → Jetzt kostenlos prüfenHäufige Fragen
Чи може наша групова гаряча лінія слугувати німецьким каналом для викривачів?
Лише обережно. Компанії з чисельністю до 249 працівників можуть спільно використовувати ресурси каналу повідомлень, але німецькі рекомендації очікують, що більші суб'єкти матимуть власний канал, і будь-яке рішення повинне відповідати стандартам HinSchG щодо конфіденційності, строків і опрацювання. Багато груп зберігають глобальну гарячу лінію та додають зверху шар, що відповідає німецьким вимогам.
Чи маємо ми приймати анонімні повідомлення?
Внутрішній канал також має дозволяти подання й обробку анонімних повідомлень. Незалежно від юридичного мінімуму, прийняття анонімності широко вважається найкращою практикою — заявники, які бояться викриття, інакше звертатимуться назовні, а саме цього внутрішній канал і покликаний уникнути.
Які строки застосовуються після надходження повідомлення?
Отримання має бути підтверджено заявнику протягом семи днів, а протягом трьох місяців заявник повинен отримати зворотний зв'язок про вжиті або заплановані заходи. Обидва строки слід відстежувати для кожної справи; їх порушення підриває юридичну дію каналу та довіру заявника.