Закон про захист викривачів (HinSchG): як налаштувати внутрішній канал повідомлень за 5 кроків

Кого зобов'язує HinSchG

Німецький закон про захист викривачів (Hinweisgeberschutzgesetz, HinSchG) імплементує Директиву ЄС про викривачів і зобов'язує компанії від 50 працівників створити внутрішній канал повідомлень. Для окремих галузей, наприклад фінансових послуг, обов'язок діє незалежно від кількості працівників. Хто не веде каналу повідомлень, ризикує штрафом і водночас втрачає шанс з'ясувати сигнали всередині компанії, перш ніж вони потраплять до зовнішнього каналу Федерального відомства юстиції.

Крок 1: визначити відповідальність

Призначте незалежну особу або підрозділ, що вестиме канал повідомлень: внутрішню комплаєнс-функцію, адвоката-омбудсмена або зовнішнього постачальника послуг. Важливо, щоб ця особа могла працювати незалежно і не мала конфліктів інтересів. Кілька компаній одного концерну можуть користуватися спільним каналом повідомлень.

Крок 2: відкрити канали повідомлень

Канал має давати змогу подавати повідомлення в текстовій формі та усно, а на бажання особи, що повідомляє, також на особистій зустрічі. На практиці себе виправдовує поєднання цифрової системи повідомлень і телефонної опції. Анонімні повідомлення ви не зобов'язані уможливлювати, але повинні опрацьовувати їх, якщо вони надходять.

Крок 3: визначити строки та процес

• Підтвердження отримання особі, що повідомляє, щонайпізніше через 7 днів.
• Зворотний зв'язок щодо вжитих подальших заходів щонайпізніше через 3 місяці.
• Збереження конфіденційності особи, що повідомляє, та залучених третіх осіб.
• Документування повідомлення; видалення, як правило, через 3 роки після завершення процедури.

Крок 4: серйозно сприймати заборону репресій

HinSchG забороняє будь-яке утискання осіб, що повідомляють: від звільнення до оминання під час підвищення. У разі спору діє перенесення тягаря доказування: компанія має довести, що захід не був пов'язаний із повідомленням. Навчіть керівників відповідно, перш ніж станеться перший випадок.

Крок 5: поінформувати персонал

Канал повідомлень працює лише тоді, коли він відомий і викликає довіру. Опублікуйте зрозумілу інформацію про канал, відповідальність і процедуру в інтранеті та в політиці конфіденційності. Хто хоче анонімізувати сигнали перед надсиланням, може очистити документи від метаданих і справжніх імен за допомогою Whistleblower-санітайзера.

Passendes Tool

Ведіть канал повідомлень відповідно до HinSchG.