İhbarcı Koruma Yasası (HinSchG): İç bildirim birimini 5 adımda kurma
50 çalışandan itibaren iç bildirim kanalı zorunludur. HinSchG'nin neler talep ettiği, geri bildirimler için hangi sürelerin geçerli olduğu ve bildirim birimini pratikte nasıl kuracağınız.
HinSchG kimleri yükümlü kılar
Alman İhbarcı Koruma Yasası (Hinweisgeberschutzgesetz, HinSchG), AB İhbarcı Direktifi'ni iç hukuka aktarır ve 50 ve üzeri çalışanı olan şirketleri bir iç bildirim birimi kurmakla yükümlü kılar. Finansal hizmet sağlayıcılar gibi belirli sektörler için bu yükümlülük çalışan sayısından bağımsız olarak geçerlidir. Bildirim kanalı işletmeyen, para cezası riskine girer ve aynı zamanda ihbarların Federal Adalet Dairesi'nin dış bildirim birimine ulaşmadan önce şirket içinde çözülme şansını kaybeder.
Adım 1: Sorumluluğu belirleyin
Bildirim birimini işletecek bağımsız bir kişi veya birim atayın: bir iç uyum (compliance) fonksiyonu, bir ombudsman avukat veya dış bir hizmet sağlayıcı. Önemli olan, bu kişinin bağımsız çalışabilmesi ve çıkar çatışması bulunmamasıdır. Aynı gruba bağlı birden fazla şirket ortak bir bildirim birimi kullanabilir.
Adım 2: Bildirim kanallarını açın
Kanal, bildirimleri yazılı ve sözlü olarak, ihbarcının talebi halinde yüz yüze bir görüşmede de mümkün kılmalıdır. Pratikte dijital bildirim sistemi ile telefon seçeneğinin kombinasyonu kendini kanıtlamıştır. Anonim bildirimleri mutlaka mümkün kılmak zorunda değilsiniz, ancak geldiklerinde işleme almalısınız.
Adım 3: Süreleri ve süreci tanımlayın
- İhbarcıya alındı onayı en geç 7 gün içinde.
- Alınan takip tedbirleri hakkında geri bildirim en geç 3 ay içinde.
- İhbarcının ve ilgili üçüncü kişilerin kimliğinin gizliliğini koruyun.
- Bildirimin belgelenmesi; silme kural olarak sürecin tamamlanmasından 3 yıl sonra.
Adım 4: Misilleme yasağını ciddiye alın
HinSchG, ihbarcıların her türlü mağduriyetini yasaklar: işten çıkarmadan atlanan terfiye kadar. Uyuşmazlık halinde ispat yükü tersine döner: Şirket, bir tedbirin bildirimle ilgisi olmadığını ortaya koymak zorundadır. İlk vaka gerçekleşmeden önce yöneticileri buna göre eğitin.
Adım 5: Çalışanları bilgilendirin
Bildirim birimi ancak bilinir ve güvenilir olursa işe yarar. Kanal, sorumluluk ve süreç hakkında net bilgileri intranette ve gizlilik politikasında yayınlayın. İhbarları göndermeden önce anonimleştirmek isteyenler, belgeleri Whistleblower Sanitizer ile meta verilerden ve açık isimlerden arındırabilir.
Häufige Fragen
Kaç çalışandan itibaren bildirim kanalı zorunludur?
İç bildirim birimi 50 çalışandan itibaren zorunludur. Finans sektörünün belirli şirketleri için bu yükümlülük çalışan sayısından bağımsız olarak geçerlidir. Eşiğin altında bildirim kanalı gönüllü kalır, ancak güven oluşturur ve ihbarları şirket içinde tutar.
Bildirim birimi için hangi süreler geçerlidir?
Bildirim birimi, bir bildirimin alındığını 7 gün içinde onaylamalı ve ihbarcıya planlanan veya alınan takip tedbirleri hakkında 3 ay içinde geri bildirim vermelidir.
Anonim bildirimler mümkün olmak zorunda mı?
HinSchG uyarınca anonim bildirim kanalları kurma zorunluluğu yoktur. Ancak anonim ihbarlar geldiğinde işleme alınmalıdır. Birçok şirket, bildirim istekliliğini belirgin şekilde artırdığı için anonimliği gönüllü olarak mümkün kılar.
Bildirim birimi olmadan hangi para cezaları söz konusu?
Yükümlülüğe rağmen iç bildirim birimi kurmayan, 20.000 Euro'ya kadar para cezası riskine girer. İhbarcılara karşı misilleme çok daha pahalıdır: Burada 50.000 Euro'ya kadar ceza ve tazminat talepleri söz konusudur.
Weiterführende Artikel
Alman KOBİ'lerinin yaptığı en pahalı 7 uyumluluk hatası
Eksik LUCID kaydından geç veri ihlali bildirimine: bu yedi ihmal, orta ölçekli şirketlere düzenli olarak beş ile yedi haneli tutarlara mal olur.
HR & VerbraucherÜcret şeffaflığı: Raporlama yükümlülüğüne nasıl hazırlanırsınız
AB direktifinin somut olarak ne gerektirdiği ve açıklanamayan bir ücret farkını zamanında nasıl fark edeceğiniz.
CybersicherheitVeri ihlali bildirildi: 72 saatlik yol haritası
Bir GDPR veri ihlalinden sonraki ilk saatlerde gerçekten önemli olan — adım adım.