Чек-лист канала для информаторов: соответствие HinSchG для работодателей в Германии
Немецкий закон о защите информаторов (HinSchG) обязывает работодателей с, как правило, не менее чем 50 сотрудниками в Германии эксплуатировать внутренний канал подачи сообщений, защищающий личность информаторов. Для международных компаний это классическое скрытое обязательство: обязанность привязана к немецкому штату, а стандартные групповые горячие линии часто не учитывают немецкую специфику, такую как установленные законом сроки подтверждения и обратной связи.
Соответствующий канал — это скорее процесс, чем технология. Сообщения должны быть возможны письменно или устно, обрабатываться беспристрастными и обученными лицами, подтверждаться в течение семи дней и получать содержательный ответ в течение трёх месяцев. Конфиденциальность должна обеспечиваться от начала до конца — включая метаданные в поданных документах, которые могут выдать личность анонимного заявителя. Приведённый ниже чек-лист охватывает настройку по порядку.
Ihre Checkliste
- 1Подтвердите порог: считайте сотрудников по каждому немецкому юридическому лицу; при 50 и более действует обязанность внутреннего канала по HinSchG (некоторые фирмы финансового сектора подпадают под действие независимо от численности).
- 2Выберите модель канала: внутренние обработчики дел, внешний омбудсмен или провайдер, либо общий групповой ресурс — и убедитесь, что выбранная модель соответствует немецким требованиям.
- 3Обеспечьте письменную и устную подачу сообщений: предоставьте как минимум письменный канал и голосовую опцию, с возможностью личной встречи по запросу.
- 4Назначьте беспристрастных обработчиков дел: назначьте обученных лиц без конфликтов интересов и наделите их полномочиями отслеживать сообщения.
- 5Технически защитите конфиденциальность: ограничьте доступ к сообщениям и удаляйте метаданные из поданных файлов, чтобы анонимных заявителей нельзя было идентифицировать по документам.
- 6Внедрите установленные законом сроки: подтверждайте получение в течение 7 дней и давайте заявителю содержательную обратную связь в течение 3 месяцев — встройте оба срока в рабочий процесс с напоминаниями.
- 7Обрабатывайте документацию в соответствии с требованиями: ведите записи по каждому сообщению в соответствии с правилами хранения и удаления HinSchG и GDPR.
- 8Информируйте о канале: публикуйте понятную, доступную информацию для сотрудников (на немецком и английском, где это уместно) о том, как сообщать и какие защиты применяются.
- 9Обучайте руководителей запрету на преследование: убедитесь, что HR и линейные руководители понимают обращённое бремя доказывания до любой меры, затрагивающей известного заявителя.
Passendes Tool
Ведите канал сообщений в соответствии с HinSchG.
HinSchG Sanitizer → Jetzt kostenlos prüfenHäufige Fragen
Может ли наша общегрупповая горячая линия служить немецким каналом для информаторов?
Только с осторожностью. Компании с числом сотрудников до 249 могут совместно использовать ресурсы канала подачи сообщений, но немецкие рекомендации предполагают, что более крупные организации должны поддерживать собственный канал, и любое решение должно соответствовать стандартам HinSchG по конфиденциальности, срокам и обработке. Многие группы сохраняют глобальную горячую линию и добавляют поверх неё слой, соответствующий немецким требованиям.
Обязаны ли мы принимать анонимные сообщения?
Внутренний канал должен также позволять подавать и обрабатывать анонимные сообщения. Независимо от юридического минимума, приём анонимности широко считается передовой практикой — заявители, опасающиеся раскрытия, иначе обратятся вовне, а именно этого внутренний канал и призван избежать.
Какие сроки применяются, когда поступает сообщение?
Получение должно быть подтверждено заявителю в течение семи дней, а в течение трёх месяцев заявитель должен получить обратную связь о принятых или запланированных мерах. Оба срока следует отслеживать по каждому делу; их пропуск подрывает юридическую силу канала и доверие заявителя.