Niemiecka ustawa o ochronie sygnalistów: wewnętrzny kanał zgłoszeń w 5 krokach

Kogo zobowiązuje HinSchG

Niemiecka ustawa o ochronie sygnalistów (Hinweisgeberschutzgesetz, HinSchG) wdraża unijną dyrektywę o ochronie sygnalistów i zobowiązuje firmy zatrudniające od 50 pracowników do utworzenia wewnętrznego punktu zgłoszeń. W niektórych branżach, na przykład u dostawców usług finansowych, obowiązek ten obowiązuje niezależnie od liczby pracowników. Kto nie prowadzi kanału zgłoszeń, ryzykuje grzywnę i traci zarazem szansę na wyjaśnienie sygnałów wewnętrznie, zanim trafią one do zewnętrznego punktu zgłoszeń przy niemieckim Federalnym Urzędzie Sprawiedliwości.

Krok 1: wyznaczyć odpowiedzialność

Wyznacz niezależną osobę lub jednostkę, która będzie prowadzić punkt zgłoszeń: wewnętrzną funkcję compliance, adwokata-ombudsmana lub zewnętrznego usługodawcę. Ważne jest, aby osoba ta mogła działać niezależnie i aby nie występował konflikt interesów. Kilka spółek koncernu może korzystać ze wspólnego punktu zgłoszeń.

Krok 2: otworzyć kanały zgłoszeń

Kanał musi umożliwiać zgłoszenia w formie tekstowej i ustnie, a na życzenie osoby zgłaszającej także podczas osobistego spotkania. W praktyce sprawdza się połączenie cyfrowego systemu zgłoszeń z opcją telefoniczną. Zgłoszeń anonimowych nie trzeba obowiązkowo umożliwiać, ale jeśli wpłyną, należy je rozpatrzyć.

Krok 3: zdefiniować terminy i proces

• Potwierdzenie wpływu zgłoszenia do osoby zgłaszającej najpóźniej po 7 dniach.
• Informacja zwrotna o podjętych działaniach następczych najpóźniej po 3 miesiącach.
• Zachowanie poufności tożsamości osoby zgłaszającej i osób trzecich, których zgłoszenie dotyczy.
• Dokumentacja zgłoszenia; usunięcie z reguły 3 lata po zakończeniu postępowania.

Krok 4: poważnie traktować zakaz działań odwetowych

HinSchG zakazuje wszelkiego niekorzystnego traktowania osób zgłaszających, od wypowiedzenia po pominięcie przy awansie. W razie sporu działa odwrócenie ciężaru dowodu: to firma musi wykazać, że dane działanie nie miało nic wspólnego ze zgłoszeniem. Przeszkol kadrę kierowniczą odpowiednio wcześnie, zanim wystąpi pierwszy przypadek.

Krok 5: poinformować załogę

Punkt zgłoszeń działa tylko wtedy, gdy jest znany i budzi zaufanie. Opublikuj jasne informacje o kanale, odpowiedzialności i przebiegu procedury w intranecie oraz w polityce prywatności. Kto chce zanonimizować sygnał przed wysłaniem, może oczyścić dokumenty z metadanych i nazwisk za pomocą narzędzia Whistleblower-Sanitizer.

Passendes Tool

Prowadź kanał zgłoszeniowy zgodny z HinSchG.