Obowiązkowa e-faktura: ZUGFeRD czy XRechnung?
Oba formaty spełniają wymogi prawne — ale dla różnych odbiorców. Porównanie.
Obowiązek e-faktury od 2025 r.
Od 1 stycznia 2025 r. wszystkie firmy zobowiązane do VAT w Niemczech muszą być w stanie odbierać e-faktury. Obowiązkowe wysyłanie jest wprowadzane etapami: od 2027 r. dla firm o obrocie rocznym powyżej 800 000 € (rok poprzedni) oraz od 2028 r. dla wszystkich pozostałych — zgodnie z § 14 niemieckiej ustawy o VAT (UStG).
Dwa formaty, jeden cel
W Niemczech przyjęły się dwa ustrukturyzowane formaty: XRechnung jako czysty format XML oraz ZUGFeRD jako hybryda czytelnego dla człowieka pliku PDF i osadzonego XML. Oba formaty spełniają wymóg prawny dotyczący ustrukturyzowanej e-faktury zgodnie z EN 16931.
XRechnung: format sektora publicznego
XRechnung został opracowany na potrzeby zamówień publicznych i jest obowiązkowy dla faktur B2G (business-to-government) do niemieckich organów federalnych od 2020 r. Format składa się wyłącznie z odczytywalnego maszynowo XML — nie oferuje reprezentacji wizualnej. Odbiorcy potrzebują specjalnego oprogramowania do jego wyświetlenia.
ZUGFeRD: standard B2B
ZUGFeRD łączy znany układ faktury PDF z osadzonym zbiorem danych XML zgodnym z EN 16931. Odbiorca widzi znaną fakturę, podczas gdy jego system księgowy automatycznie przetwarza dane XML. To sprawia, że ZUGFeRD jest szczególnie popularny w sektorze B2B.
- Profil COMFORT ZUGFeRD 2.3 jest uważany za minimalny poziom dla zgodnych z prawem e-faktur
- XRechnung 3.0 to standard dla niemieckich organów federalnych i wielu organów landowych
- Oba opierają się na unijnej normie EN 16931 i są wzajemnie kompatybilne
- Zwykłe faktury PDF przesyłane e-mailem od ustawowych terminów nie spełniają już wymogu prawnego
Co konkretnie musisz teraz zrobić
Sprawdź, czy Twój system księgowy potrafi generować i importować e-faktury w formacie ZUGFeRD lub XRechnung. Wiele produktów oprogramowania już to natywnie obsługuje. W przypadku istniejących przepływów pracy z PDF usługi konwersji, takie jak taxlayer.de, umożliwiają konwersję na zgodne z normą e-faktury bez zmiany systemów.
Häufige Fragen
Czy wszystkie firmy muszą natychmiast wysyłać e-faktury?
Nie, obowiązkowe wysyłanie jest wprowadzane etapami. Firmy muszą już być w stanie odbierać e-faktury od 1 stycznia 2025 r. Co do obowiązkowego wysyłania: od 2027 r. dla firm o obrocie powyżej 800 000 € (rok poprzedni), od 2028 r. dla wszystkich pozostałych krajowych faktur B2B.
Czy obowiązek e-faktury dotyczy również małych przedsiębiorców zgodnie z § 19 UStG?
Mali przedsiębiorcy są w dużej mierze zwolnieni z obowiązku wysyłania, ale muszą być w stanie odbierać e-faktury. Częściowo odmienne zasady obowiązują dla faktur B2G (do organów publicznych). Dobrowolne przejście na e-faktury może mimo to mieć sens.
Czy nadal mogę wysyłać faktury PDF e-mailem?
Od ustawowych terminów zwykły plik PDF przesyłany e-mailem nie jest już uznawany za e-fakturę w rozumieniu § 14 UStG, chyba że zawiera osadzony zbiór danych XML. ZUGFeRD to plik PDF ze zintegrowanym XML — i dlatego jest w pełni zgodny.
Czy mój partner biznesowy musi akceptować format ZUGFeRD?
Tak. Ustawowy obowiązek odbioru oznacza, że Twój partner biznesowy musi akceptować e-faktury zgodne z EN 16931 (czyli ZUGFeRD COMFORT i wyższe oraz XRechnung). Nie może żądać zwykłej faktury PDF. Ustal z klientami, który format preferuje ich system.