ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches E-Rechnungsformat brauchen Sie wirklich?

ZUGFeRD und XRechnung erfüllen beide die europäische Norm EN 16931 — und sind damit beide zulässige E-Rechnungen im Sinne des § 14 UStG. Der Unterschied liegt in der Verpackung: XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Sichtkomponente, entwickelt für die maschinelle Verarbeitung durch Behörden. ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das die strukturierten XML-Daten in ein normales PDF einbettet — der Empfänger sieht eine gewohnte Rechnung, seine Software liest die Daten.

Die Wahl ist deshalb weniger eine Glaubens- als eine Empfängerfrage: Öffentliche Auftraggeber schreiben in der Regel XRechnung vor, oft mit Übermittlung über Plattformen wie ZRE oder OZG-RE samt Leitweg-ID. Im B2B-Geschäft hat sich ZUGFeRD ab Profil EN 16931 als praktikabler Standard etabliert, weil auch Kunden ohne automatisierte Eingangsverarbeitung die Rechnung lesen können. Viele Unternehmen fahren daher zweigleisig.

Technisch müssen Sie dafür kein neues System einführen: Dienste wie taxlayer können PDF-Rechnungen automatisch in ZUGFeRD umwandeln oder als XRechnung ausgeben, sodass der bestehende Rechnungsworkflow erhalten bleibt. Wie Sie die Umstellung insgesamt strukturieren, zeigt die E-Rechnungs-Checkliste — die folgenden Kriterien helfen bei der Formatentscheidung selbst.

Ihre Checkliste

  1. 1Empfänger analysieren: Prüfen, ob Sie überwiegend an Behörden (XRechnung meist vorgeschrieben) oder an B2B-Kunden (ZUGFeRD verbreitet) fakturieren.
  2. 2Lesbarkeit bewerten: ZUGFeRD wählen, wenn Empfänger die Rechnung auch ohne Software am Bildschirm prüfen sollen — die PDF-Ansicht ist eingebaut, XRechnung hat keine.
  3. 3Übermittlungsweg klären: Bei öffentlichen Auftraggebern die geforderte Plattform (z. B. ZRE, OZG-RE) und die Leitweg-ID erfragen — hier ist XRechnung praktisch gesetzt.
  4. 4Kundenvorgaben einholen: Große B2B-Kunden nach ihrem bevorzugten Format und Profil fragen — einige Konzerne akzeptieren nur bestimmte ZUGFeRD-Profile oder XRechnung.
  5. 5Systemfähigkeit prüfen: Testen, welche Formate Ihre Fakturasoftware nativ erzeugt, oder einen Konverter einplanen, der beide Formate aus dem PDF-Workflow bedient.
  6. 6Profil richtig wählen: Bei ZUGFeRD mindestens das Profil EN 16931 verwenden — ältere oder Minimal-Profile erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht in jedem Fall.
  7. 7Beide Formate vorsehen: Den Rechnungsausgang so aufsetzen, dass je Kunde das passende Format erzeugt wird, statt sich auf eines festzulegen.
  8. 8Konformität testen: Erzeugte Rechnungen vor dem Rollout gegen die Norm validieren — etwa mit einem kostenlosen XRechnung-Validator — und Rückweisungsrisiken so vorab ausschließen.

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Häufige Fragen

Ist ZUGFeRD oder XRechnung „besser"?

Keines von beiden ist generell besser — beide erfüllen die EN 16931 und gelten als E-Rechnung nach § 14 UStG. XRechnung ist der Standard für Rechnungen an deutsche Behörden, ZUGFeRD ab Profil EN 16931 der praktikable Weg im B2B-Geschäft, weil das eingebettete PDF für Menschen lesbar bleibt. Entscheidend sind die Anforderungen Ihrer Empfänger.

Kann ich mit ZUGFeRD auch Rechnungen an Behörden stellen?

Teilweise. Einige öffentliche Auftraggeber akzeptieren ZUGFeRD ab Profil XRECHNUNG bzw. EN 16931, viele Vergabestellen und Plattformen verlangen jedoch ausdrücklich XRechnung als reines XML samt Leitweg-ID. Klären Sie die Vorgabe vor der ersten Rechnung mit der jeweiligen Stelle — die Anforderungen unterscheiden sich je nach Bund, Land und Kommune.

Ist eine ZUGFeRD-Rechnung einfach ein PDF mit Anhang?

Nein. Bei ZUGFeRD wird eine strukturierte XML-Datei nach einem festgelegten Standard in ein PDF/A-3-Dokument eingebettet; maßgeblich für die Verarbeitung ist der XML-Teil, nicht das Druckbild. Ein gewöhnliches PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG.

Muss ich mich dauerhaft auf ein Format festlegen?

Nein. Es ist üblich und zulässig, je nach Empfänger unterschiedliche Formate zu verwenden — etwa XRechnung für Behörden und ZUGFeRD für Geschäftskunden. Wichtig ist, dass jede Rechnung die Pflichtangaben des Umsatzsteuerrechts enthält und die strukturierten Daten der Norm entsprechen, unabhängig vom gewählten Format.

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